Bulletin d'information

Bulletin d'information

Catégorie d'activité: 
Dissémination
Évaluation globale
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Onglets horizontaux

Caractéristiques
Définition: 

La diffusion d’un bulletin d’information comme activité de TUC consiste à rendre accessible des connaissances récentes qui sont publiées sur un domaine d’intérêt préalablement défini. Il vise à transmettre de manière directe et personnalisée des connaissances pour répondre à une problématique précise. Par exemple, un gestionnaire préoccupé par la programmation organisationnelle recevra un bulletin d’information différent de celui reçu par un intervenant concerné par l’intervention.

Un bulletin d’information est diffusé par le biais de listes de courriels, ce qui permet de rejoindre un large public à un moindre coût. 

Que peut-on mettre dans un bulletin d’information?

  • Résumés de communiqués de presse ou d’articles;
  • État d’avancement d’activités, de projets ou de plans;
  • Compte rendu de conférences ou de réunions;
  • Description des projets en cours : grandes étapes, résultats, etc.;
  • Informations sur les événements à venir;
  • Conseils et recommandations techniques;
  • Références bibliographiques;
  • Profils de chercheurs ou de personnes inspirantes dans l’organisation;
  • Illustrations : images, bandes dessinées et photographies;
  • Dossier d’analyse plus approfondie d’un sujet.
Contexte
Objectifs: 
Objectif optimal: 
Informer/sensibiliser
Types de connaissance: 
Proportionnalité: 
Types de connaissance touchés par l'activité: 
Savoir
Étendue du public cible: 
Étendue du public cible: 

5

Public-cible: 
Publics cibles potentiels: 
Clientèle
Gestionnaires
Professionnels
Soutien
Contexte de pratique: 
Quart de travail différent
Site de travail différent
Types d'emplois homogènes
Accès à l'informatique
Beaucoup de roulement de personnel
Lien: 
Pour en savoir plus sur le public cible
Efficacité
Efficacité théorique: 

Un bulletin d’information structure la diffusion d’informations récentes et pertinentes pour le public cible.

Un bulletin d’information est utile pour :

  • Attirer l’attention sur des données probantes;
  • Demeurer à la fine pointe de l’actualité d’un domaine en particulier;
  • Faire circuler des informations par le moyen de réseaux qui ne possèdent pas toujours l’accès aux mêmes sources (bases de données, fils de presse, etc.).

La diffusion structurée et organisée d’un bulletin d’information serait associée aux retombées suivantes :

  • Assurer le suivi de l’actualité;
  • Créer une culture d’entreprise et un sentiment d’appartenance à l’organisation;
  • Entretenir et stimuler des liens de collaboration entre divers acteurs de l’organisation;
  • Faciliter la recherche de financement.

Il est cependant important de bien connaitre les besoins du public cible et de s’appuyer sur des activités plus interactives de TUC pour accroître l’efficacité d’un bulletin d’information.

Il est aussi important de noter que la divulgation de résultats de recherche et de pratiques novatrices par le moyen d’un bulletin d'information n’est pas forcément gage de l’utilisation de ces connaissances : elle en favorise certes l’accessibilité physique, mais leur compréhension nécessite souvent des activités de TUC plus interactives.

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Efficacité globale: 
Appréciation par les utilisateurs: 
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Implantation
Phases d'implantation : 

Étape 1 : Documenter les besoins de connaissances

Techniques pour documenter les besoins de connaissances du public cible :  

  • Un sondage en ligne ou des groupes de discussion pour identifier deux ou trois thèmes prioritaires pour guider les pratiques et la prise de décision du public cible;
  •  Une analyse de la forme et du contenu des ressources (livres, bulletins, mémos, etc.) couramment utilisées par les publics cibles.

La sélection de thèmes prioritaires permet un premier filtrage des connaissances pour en assurer la pertinence.

Étape 2 : Mettre en place la vigie et créer la mise en page

La deuxième étape consiste à mettre en place une vigie hebdomadaire des bases de données et du Web afin d’identifier les connaissances valides et pertinentes en fonction des besoins identifiés par le public cible (voir étape 1).

La mise en forme du bulletin d’information doit être conçue en fonction du public cible. Par exemple, un bulletin d’information destiné à un public académique n’utilisera pas les mêmes images (p. ex. : des diagrammes et des schémas complexes) qu’un bulletin d’information destiné à des groupes communautaires (p. ex. : des photos). Il est fortement suggéré que ce travail soit effectué conjointement par le personnel documentaliste et l’équipe des communications.

Étape 3 : Diffuser le bulletin d’information

La dernière étape consiste à diffuser par courriel les connaissances sélectionnées comme étant les plus valides et les plus pertinentes. La fréquence de diffusion du bulletin d’information doit être suffisante pour que le public cible attende le bulletin, sans toutefois être élevée au point de susciter de l’irritation chez le public cible.

Utilisation optimale: 

Utilités de la diffusion d’un bulletin d’information pour une organisation :

  • Mettre en évidence les résultats de la recherche;
  • Annoncer un événement particulier;
  • Entretenir la visibilité de l’organisation grâce à des informations actualisées et utiles.

Facteurs favorables à l’utilisation d’un bulletin d’information :

  • Le titre, le design, le contenu et la qualité du support du bulletin d’information doivent être représentatifs de l’image de l’organisation;
  • Le bulletin d’information doit être facilement identifiable, attractif, intéressant à regarder et facile à lire;
  • Le contenu du bulletin d’information doit être adapté en fonction des caractéristiques du public cible (besoin, contexte de travail, niveau de littératie, etc.).

Pour ce faire, il est conseillé d’examiner d’autres bulletins d’information et de s'inspirer de ceux qui conviennent le mieux à l'organisation mettant en place cette activité de TUC.

Lien: 
Pour en savoir plus sur l'implantation
Évaluation
Indicateurs suggérés: 
  • La pertinence du contenu présenté par rapport aux besoins identifiés;
  • La satisfaction par rapport au format, à la fréquence de diffusion, etc.;
  • Le nombre de téléchargements ou d’ouverture du courriel;
  • Le degré d’utilisation par le public cible.

Retombées spécifiques à la diffusion d’un bulletin d’information :

  • Capacité à rendre disponibles les connaissances;
  • Susciter la mise en réseau;
  • Intérêt pour les données de recherche;
  • Désir de collaboration avec la recherche.
Lien: 
Pour en savoir plus sur l'évaluation
Coûts et ressources
Coûts relatifs: 
Coût relatif: 

1

Coût relatif: 
Ressources: 
  • Outils informatiques de gestion de l’information (accès à un ordinateur, à des bases de données, à des sites web d’autres organisations, etc.) pour avoir un accès immédiat aux données et aux documents en format électronique à partir des postes de travail;
  • Le personnel avec des fonctions de bibliothécaire, de gestion de l’information ou de documentaliste est le mieux outillé pour réaliser la vigie du contenu du bulletin d’information;
  • L’équipe de communication peut être sollicitée pour créer la mise en page du bulletin d’information à l’image de l’organisation et l’adapter au public cible.
Soutien stratégique: 

La réussite est conditionnelle à la présence de ressources humaines et financières dédiées à cette activité.

Suggestion(s) de combinaison: 

Aide-mémoire

L’aide-mémoire est une activité de TUC pour rappeler une procédure, une information ou une connaissance déjà divulguée au public cible. Il s’agit d’une activité qui est…

Blogue

Le blogue se traduit par la rédaction de pages Web qui présentent, sur une base régulière, du contenu sur un sujet particulier, l’actualité ou l’expression de pensées…

Formation magistrale

La formation magistrale est définie comme l’acquisition et le développement des connaissances, des compétences et des aptitudes requises par les employés pour que ceux-ci accomplissent correctement leur travail quotidien une tâche particulière.

Wiki

Site Web qui favorise la création collaborative de contenu, en lien avec la construction de textes à plusieurs personnes. Les pages wikis peuvent être éditées par n'importe…

Pour citer: 
Chaire d'étude sur l'application des connaissances dans le domaine des jeunes et de familles en difficulté (2015). "Bulletin D'information". SACO - Stratégies de transfert et d'utilisation des connaissances. Montréal : Chaire CJM-IU-UQAM d’étude sur l’application des connaissances dans le domaine des jeunes et des familles en difficulté. En ligne : http://www.saco.uqam.ca/activite/bulletin-dinformation (consulté le xx/xx/xxxx).