Étape 1. Définir le fonctionnement et le choix des membres
La première étape de la mise en œuvre d’une communauté de pratique est de définir les détails de son fonctionnement (règles, activités, moyens d’action) et de choisir les membres qui en feront partie.
Une communauté de pratique est créée et alimentée dans le but de répondre à des besoins précis. Elle doit se donner un ou plusieurs objectifs collectifs. En effet, l'utilité d'une communauté de pratique comme activité de TUC réside dans la planification et l'atteinte de ces objectifs spécifiques. Pour ce faire, une analyse préalable des besoins des membres est nécessaire afin d’orienter les rencontres.
Dans certains contextes, le mandat et les objectifs de la communauté de pratique peuvent être prédéterminés par un acteur externe. Il est toutefois conseillé que les règles de fonctionnement, les activités et les moyens d’atteindre les objectifs soient librement définis par les membres.
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Quelques balises pour choisir les membres d’une communauté de pratique
- Solliciter les membres en fonction de leur intérêt envers la thématique abordée au sein de la communauté de pratique;
- Choisir des membres dont le travail et l’expertise sont directement liés à la thématique abordée au sein de la communauté de pratique;
- Choisir des membres pouvant jouer le rôle de liaison entre la communauté de pratique et le reste des membres de leur organisation;
- Les membres doivent endosser le mandat de la communauté de pratique et connaître les attentes à l’égard de leur contribution individuelle.
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Étape 2. Choisir l’animateur de la communauté de pratique
La deuxième étape de la mise en œuvre d’une communauté de pratique est le choix de l’animateur.
Les rôles de l’animateur sont de :
- Coordonner, organiser et animer les rencontres;
- Faciliter le travail de la communauté sans détenir de pouvoir décisionnel formel;
- Stimuler et mobiliser les membres autour du projet qui les réunit afin de favoriser la confiance mutuelle et l’engagement;
- S’assurer que tous partagent une compréhension commune des objectifs de la communauté de pratique;
- Mettre en valeur les contributions de l’ensemble des membres.
L’animateur sera idéalement un membre volontaire de la communauté de pratique. S’il n’est pas possible de choisir immédiatement un membre de la communauté de pratique, il peut s’agir de façon temporaire d’un facilitateur externe. Cependant, une fois le bon fonctionnement de la communauté de pratique établi, l’idéal est que sa prise en charge soit entièrement assumée par les membres.
Il est à noter aussi que ces rôles peuvent être pris en charge par un noyau de personnes assurant la coordination et l'animation de la communauté de pratique. Les responsabilités sont ainsi partagées entre les membres, ce qui peut éviter que tout repose sur les épaules d’une seule personne.
